VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS

Inleiding

FEDRIGONI BENELUX BVBA, handelend als de gegevensverwerker, hecht veel belang aan het respecteren van de privacy van haar partners en houdt zich ertoe deze veilig te stellen door toepassing van de maatregelen voorzien in zowel Europese als Italiaanse wetgeving. De Europese wetgeving over de bescherming van de persoonsgegevens is Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (“GDPR”). De inhoud van de te verstrekken informatie is vermeld in artikelen 13 en 14 van GDPR.

Persoonsgegevens is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkenen”): als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online indentificator of van een of meer elementen die kenmerken zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van de natuurlijke persoon.

 

Regels van toepassing bij het verwerken van persoonsgegevens

De gegevensverwerker verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de regels zoals vastgelegd door GDPR, namelijk: rechtmatig, correct en transparant, beperkt volgens doel, met een minimum aan data, accuraat, beperkt in opslag, met integriteit, vertrouwelijk en volgens de geldende regels. De gegevensverwerker informeert de betrokkene dat het verwerken van gegevens enkel toegestaan is en slechts indien er minstens een van de volgende voorwaarden vervuld is:

a) De betrokkene heeft haar toestemming gegeven tot het verwerken van zijn of haar persoonsgegevens voor een of meerdere doeleinden;

b) Het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk om een contract uit te kunnen voeren, waarbij de betrokkene partij is, of voor het uitvoeren van maatregelen die het contract op vraag van betrokkene voorafgaan;

c) Het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting voor de gegevensverwerker te kunnen nakomen;

d) Het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk om de cruciale belangen van de betrokkenen of een andere natuurlijke persoon te bewaken;

e) Het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk om een openbare macht uit te kunnen voeren, of om een actie te kunnen ondernemen die verbonden is aan de uitvoering van de openbare macht die de gegevensverwerker bezit;

f) Het verwerken van persoonsgegevens is noodzakelijk om het de gegevensverwerker of derde partijen toe te laten haar legitieme belangen na te streven, behalve indien de belangen of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene de bovenhand hebben, zeker in het geval van minderjarigheid van de betrokkene.

 

Parameters van de verwerking van de persoonsgegevens

De gegevensverwerker kan persoonsgegevens verwerken, volgens de parameters zoals hieronder omschreven:

 

Betrokkene Doel van het
verwerken
Verwerkte gegevens Wettelijke
basis van
verwerking
Verplichting
tot of recht
op
doorgeven
gegevens
Gevolgen van
het niet
doorgeven
van gegevens
Opslagperiode
van gegevens
Prospecten
(potentiële
klanten),
klanten
Aan contract
voorafgaande
activiteiten
Persoonsgegevens,
belastingsgegevens,
telefoongegevens,
e-mail
De activiteit Recht Geen overdracht van informatie met betrekking tot producten. Geen mogelijkheid tot ondertekening contract 5 jaar
Klanten Activiteiten
zoals
omschreven in
contract
Persoonsgegevens, belastingsgegevens, telefoongegevens, e-mail, bankgegevens, boekhoudkundige gegevens De activiteit Plicht Niet uitvoeren van contract De nodige tijd voor het managen van het contract en daar uit ontstane geschillen
Prospecten
(potentiële
klanten),
klanten

Marketing-activiteiten

(zoals nieuwsbrieven, informatieve e-mails)

Persoonsgegevens, telefoongegevens, e-mail Toestemming Recht Geen overdracht van marketing gegevens 5 jaar

 

Indien het verwerken van gegevens gebaseerd is op toestemming, kan de betrokkene die op elk ogenblik herroepen, met voorbehoud van alle rechten op de wettelijkheid van de gegevensverwerking, gebaseerd op de toestemming die gegevens was voor de herroeping.

Om activiteiten zoals omschreven in een contract, of activiteiten voorafgaand aan een contract te kunnen uitvoeren, moet de betrokkene de mogelijkheid hebben wettelijk te acteren. De gegevensverwerker kan geen toestemming tot het verwerken van persoonsgegevens aanvaarden van iemand die de leeftijd van 18 jaar niet bereikt heeft.

 

Actoren van de persoonsgegevensverwerking

 

Actoren gegevensverwerking Doel van het verwerken
Personeelsleden van de gegevensverwerker of een derde partij aangeduid door de gegevensverwerker Activiteiten met betrekking tot het contract of voorafgaand aan het contract, mogelijke marketingactiviteiten
Personeelsleden van de gegevensverwerker of een derde partij aangeduid door de gegevensverwerker Onderhoud en update van managementsystemen, software en websites

 

Verplaatsen van persoonsgegevens naar andere landen

De dataverwerker kan persoonsgegevens transfereren naar landen buiten de Europese Unie, op voorwaarde dat deze een voldoende niveau van bescherming van de gegevens genieten, zoals voorgeschreven door GDPR.

Een betrokkene die via de website van de dataverwerker zich toegang verschaft naar een externe site (zoals bijvoorbeeld een sociaalnetwerk), zal voor de bescherming van zijn of haar persoonsgegevens afhangen van de operatoren en gegevensverwerking van deze site.

 

Rechten van de betrokkene

De betrokkene heeft de volgende rechten ten opzichte van de gegevensverwerker:

 

  1. Het recht om informatie te bekomen zoals voorzien in artikel 13 GDPR, indien de persoonsgegevens verkregen zijn van de betrokkene;
  2. Het recht om informatie te bekomen zoals voorzien in artikel 14 GDPR, indien de persoonsgegevens niet verkregen zijn van de betrokkene;
  3. Recht van inzage (artikel 15 GDPR);
  4. Recht op rectificatie van foutieve informatie (artikel 16 GDPR);
  5. Het recht op gegevenswissing (het zogenaamde “recht op vergetelheid” of ‘het recht om vergeten te worden”) (artikel 17 GDPR);
  6. Het recht om het verwerken van persoonsgegevens te beperken (artikel 18 GDPR);
  7. Het recht waardoor de gegevensverwerker elke correctie, verwijdering of beperking van verwerking moet doorgeven aan elke de ontvangers aan wie persoonsgegevens zijn doorgegeven, behalve indien dit onmogelijk blijkt te zijn of een onevenredig grote inzet vereist. De gegevensverwerker informeert op verzoek de betrokkene over deze ontvangers (artikel 19 GDPR);
  8. Het recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 GDPR);
  9. Recht van bezwaar (artikel 21 GDPR);
  10. Het recht te weten of de betrokkene het onderwerp is van een beslissing die louter gebaseerd is op een geautomatiseerd proces, waaronder profilering, dat legale gevolgen heeft op hun van toepassing, of dat hun significant aangaat (artikel 22 GDPR);
  11. Het recht op mededeling van een inbreuk in verband met persoonsgegevens aan de betrokkene (artikel 34 GDPR).

 

Om deze rechten uit te oefenen, kan de betrokkene een e-mail verzenden naar accounting.benelux@fedrigoni.be, of een aangetekende brief naar Fedrigoni Benelux bvba, Terhulpsesteenweg 150, 1170 Watermaal-Bosvoorde, België.

De dataverwerker zal de betrokkene informatie verstrekken over de gevraagde activiteit zonder onnodige vertraging en, in elk geval, niet later dan 1 maand na ontvangst van het verzoek. Deze deadline kan worden verlengd met twee maanden indien noodzakelijk, rekening houdend met de complexiteit en het aantal aanvragen. De gegevensverwerker stelt de betrokkene op de hoogte van deze verlening en de reden ervan, binnen een maand na ontvangst van het verzoek.

De betrokkene kan een klacht indienen bij een Europese gegevensbeschermingsautoriteit (hun contactdetails zijn te vinden op https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm).

De contactdetails van de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit zijn:

 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

Tel.: +32 2 274 48 00

Fax: +32 2 274 48 35 contact@apd-gba.be

www.privacycommission.be

 

3 De contactgegevens van de Nederlandse gegevensbeschermingsautoriteit zijn:

 

Autoriteit Persoonsgegevens

Prins Clauslaan 60, P.O. Box 93374, 2509 AJ Den Haag

Tel.: +31 70 888 8500

Fax: +31 70 888 8501

info@autoriteitpersoonsgegevens.nl

autoriteitpersoonsgegevens.nl

 

De contactgegevens van de Luxemburgse gegevensbeschermingsautoriteit zijn:

Commission Nationale pour la Protection des Données

1, avenue du Rock’n’Roll, L-4361 Esch-sur-Alzette

Tel.: +352 2610 60 1

Fax: +352 2610 60 29 info@cnpd.lu

www.cnpd.lu

 

De gegevensverwerker: Fedrigoni Benelux bvba, Terhulpsesteenweg 150, 1170 Watermaal-Bosvoorde, België. Tel.: +32 2 686 31 11 (België). Tel.: +31 20 745 00 15 (Nederland).